Documentation FAQs

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Appeal FAQs

If you wish to appeal after reading these FAQs, please see your denial email for the link to appeal form.

The PDSES program is the same as the SSES program, just with a new name to better reflect the importance of parents as decision makers in the educational process, Parent-Directed Special Education Services (PDSES). However, appeals for applications received prior to October 2024, will still be referred to as SSES Appeals and SSES Applications.

The SSES application is now closed. The application will open for the 2024-2025 school year on February 3, 2025, as the Parent-Directed Special Education Services (PDSES) application. “Any reference to Supplemental Special Education Services Program, supplemental special education services, supplemental special education services instructional materials, or SSES in state law and TEA materials is to be considered synonymous with the PDSES program.” §102.1601(a).

Why did I receive a denial?

You received a denial letter because data the Texas Education Agency (TEA) uses to verify eligibility does not show your student is eligible for the Supplemental Special Education Services (SSES) program.

Each school year during the month of October, all districts and charter schools in Texas provide TEA a “snapshot” of all students enrolled in their district. Commonly known as “Fall Snapshot Data,” this is the data TEA uses to confirm SSES eligibility. You received a denial notice because the most recent Fall Snapshot data shows your student:

is not enrolled in a Texas public school, or
is not served by special education.

Your current denial does not necessarily mean your student is not eligible for the SSES program, just that state data does not yet show eligibility. Your denial letter provides a table which shows the reason your student did not qualify. If you can provide documentation to show the table is incorrect (your student is enrolled in a Texas public school and is served by special education program), we encourage you to complete the appeals process.

How do I appeal?

If you received a denial letter and you have documentation that shows your student is enrolled in a Texas public school and is served by a special education program, we encourage you to complete the appeals process outlined below.

In order to complete an appeal, families MUST do the following two things:

Complete the Appeal Form: The Supplemental Special Education Services (SSES) program only accepts appeals from families who received a denial - the link to the SSES Appeals Form can only be found in your denial email. You may search for this email by searching for its subject "SSES Award Decision" from SSESInfo@tea.texas.gov.
Upload all documentation needed to prove your student’s eligibility. Use this link to securely upload the REQUIRED documentation. Documentation provided via email will not be accepted. At a minimum, you will be required to upload your student’s current individualized education program (IEP) created during the most recent Admission, Review, and Dismissal (ARD) committee meeting. If you do not have a copy of your student’s most recent IEP or enrollment records, families should reach out to the school to ask for an electronic/digital copy for you to submit.

Note: Due to the high volume of appeals, your appeal may take a few weeks to process.

When should I appeal a denial based on enrollment?

You should appeal if your student is currently enrolled in a Texas public school and is served by special education.

There are some students who only recently became enrolled in a Texas public school (after the Fall Snapshot window in October). Fall Snapshot data will show these students as “Not Enrolled.” The most common example of these include:

students who recently started school for the first time (Early Education (EE), Pre-Kindergarten (Pre-K), or Kindergarten)
students who recently moved to Texas
students who recently switched from private or homeschool to a Texas public school

If these students are also served by special education, we encourage these families to appeal. To appeal a denial based on enrollment, families must complete the SSES Appeals Form, provide proof of enrollment, and upload individualized education program (IEP) documentation to confirm the student is served by special education.

When should I appeal a denial based on my student being served by special education?

You should appeal if you can provide the individualized education program (IEP) documentation that shows your student is served by special education.

Some students only recently began receiving special education services (after the Fall Snapshot window). Fall Snapshot data will not show these students as served by special education. We encourage the families of these students to appeal by completing the SSES Appeals Form and uploading the student’s individualized education program (IEP) documentation to confirm the student is served by special education.

Please note, the only documentation we will accept to confirm your student’s special education status is the current IEP from the initial or most recent Admission, Review, and Dismissal (ARD) committee meeting. The date your IEP shows your student began receiving special education services MUST be on or before the date you submitted your application. All pages of the IEP must be provided including the signatures page. IEPs older than one-year will not be accepted, nor will other forms of documentation such as Full Individualized Evaluation (FIE) reports, IEP goals reports, and/or medical reports.

What are common examples of appeals that will not be successful?

Based on enrollment:

You should not appeal if your student is not enrolled in a Texas public school.
For example:

your student graduated (and is not enrolled in an 18+ program),
your student is homeschooled, or
your student attends a private school.

Based on whether a student is served by special education:

You should not appeal if your student does not have current individualized education program (IEP) documentation.
For example:

Your student has a disability but receives services through a section 504 plan rather than special education.
Your student is in the process of being evaluated for special education, but an Admission, Review, and Dismissal (ARD) committee has not yet determined eligibility.
Your student used to receive special education services, but an ARD committee dismissed your student from special education.

Note: the date of your student’s initial ARD meeting that determined eligibility must be on or before the date you submitted your student’s SSES application. Appeals for students who were being evaluated for special education at the time of their application will not be accepted.

Apelaciones: preguntas frecuentes

Si desea apelar después de leer estas preguntas frecuentes, consulte su correo electrónico de denegación para obtener el enlace al formulario de apelación.

El programa PDSES es el mismo que el programa SSES, solo que tiene nuevo nombre para mejor reflejar la importancia de los padres como tomadores de decisiones en el proceso educativo, Servicios de Educación Especial Dirigidos por los Padres (PDSES, por sus siglas en inglés). Sin embargo, las apelaciones de solicitudes recibidas antes de octubre de 2024 seguirán denominándose Apelaciones SSES y Solicitudes SSES.

La solicitud de SSES ya está cerrada. La solicitud de PDSES se abrirá para el año escolar 2024-2025 el 3 de febrero de 2025. "Cualquier referencia al Programa de Servicios Suplementarios de Educación Especial, los servicios suplementarios de educación especial, los materiales de instrucción de los servicios suplementarios de educación especial o SSES en la ley estatal y los materiales de TEA debe considerarse sinónimo del programa PDSES". §102.1601(a).

¿Por qué recibí una denegación?

Recibió un correo electrónico de denegación porque los datos que la Agencia de Educación de Texas (TEA, por sus siglas en inglés) utiliza para verificar la elegibilidad no muestran que su estudiante sea elegible para el programa de Servicios Suplementarios de Educación Especial (SSES, por sus siglas en inglés).

Cada año escolar durante el mes de octubre, todos los distritos y escuelas charter de Texas brindan a TEA una "instantánea" de todos los estudiantes matriculados en su distrito. Comúnmente conocido en inglés como “Fall Snapshot Data,” esto es lo que TEA utiliza para confirmar la elegibilidad para SSES. Recibió un aviso de denegación porque los datos más recientes de la instantánea de otoño muestran que su estudiante:

no está matriculado en una escuela pública de Texas, o
no recibe servicios de educación especial.

Su denegación actual no significa necesariamente que su estudiante no sea elegible para el programa SSES, solo que los datos estatales aún no muestran la elegibilidad. Su carta de denegación proporciona una tabla que muestra la razón por la que su estudiante no calificaba. Si puede proporcionar documentación para demostrar que la tabla es incorrecta (su estudiante está matriculado en una escuela pública de Texas y recibe servicios en un programa de educación especial), lo animamos a completar el proceso de apelación.

¿Cómo apelo?

Si recibió un correo electrónico de denegación y tiene documentación que demuestra que su estudiante está inscrito en una escuela pública de Texas y recibe servicios en un programa de educación especial, lo alentamos a completar el proceso de apelación que se describe a continuación.

Para completar una apelación, los padres DEBEN hacer las dos cosas siguientes:

Llenar el formulario de apelación: El programa de Servicios Suplementarios de Educación Especial (SSES, por sus siglas en inglés) solo acepta apelaciones de padres que recibieron una denegación; el enlace al formulario de apelaciones de SSES solo se puede encontrar en su correo electrónico de denegación. Puede buscar este correo electrónico buscando su asunto "SSES Award Decision" en SSESInfo@tea.texas.gov.
Cargar toda la documentación necesaria para demostrar la elegibilidad de su estudiante. Utilice este enlace para cargar de forma segura la documentación REQUERIDA. No se aceptará documentación proporcionada vía correo electrónico. Por mínimo, se le pedirá que cargue el programa educativo individualizado (IEP, por sus siglas en inglés) actual de su estudiante creado durante la reunión más reciente del comité de Admisión, Revisión y Despido (ARD, por sus siglas en inglés). Si no tiene una copia del IEP o los registros de inscripción más recientes de su estudiante, los padres deben comunicarse con la escuela para solicitar una copia electrónica/digital para que la presente.

Nota: Debido al gran volumen de apelaciones, su apelación puede tardar algunas semanas en procesarse.

¿Cuándo debo apelar una denegación basada en la matriculación?

Debe apelar si su estudiante está actualmente matriculado en una escuela pública de Texas y recibe educación especial.

Hay algunos estudiantes que recientemente se inscribieron en una escuela pública de Texas (después de la ventana de “Fall Snapshot” en octubre). Los datos instantáneos de otoño mostrarán a estos estudiantes como "no matriculados." Ejemplos comunes de esto incluyen:

estudiantes que recientemente comenzaron la escuela por primera vez (educación temprana (EE, por sus siglas en inglés), pre-kindergarten (Pre-K), o kindergarten)
estudiantes que se mudaron recientemente a Texas
estudiantes que recientemente cambiaron de una escuela privada o en el hogar a una escuela pública de Texas

Si estos estudiantes también reciben educación especial, animamos a estos padres a apelar. Para apelar una denegación basada en la matriculación, los padres deben completar el formulario de apelación de SSES, proporcionar prueba de inscripción y cargar la documentación del programa de educación individualizada (IEP, por sus siglas en inglés) para confirmar que el estudiante recibe educación especial.

¿Cuándo debo apelar una denegación basada en que mi estudiante recibe educación especial?

Debe apelar si puede proporcionar la documentación del programa de educación individualizada (IEP, por sus siglas en inglés) que demuestre que su estudiante recibe educación especial.

Algunos estudiantes comenzaron recientemente a recibir servicios de educación especial (después de la ventana de “Fall Snapshot”). Los datos de “Fall Snapshot” no mostrarán que estos estudiantes reciben educación especial. Animamos a los padres de estos estudiantes a apelar llenando el formulario de apelaciones de SSES y cargando la documentación del programa de educación individualizada (IEP, por sus siglas en inglés) del estudiante para confirmar que el estudiante recibe educación especial.

Tenga en cuenta que la única documentación que aceptaremos para confirmar el estado de educación especial de su estudiante es el IEP actual de la reunión inicial o más reciente del comité de Admisión, Revisión y Despido (ARD, por sus siglas en inglés). La fecha del IEP mostrando cuándo su estudiante comenzó a recibir servicios de educación especial DEBE ser del mismo día o antes de la fecha en que presentó su solicitud. Se deben proporcionar todas las páginas del IEP, incluida la página de firmas. No se aceptarán los IEP de juntas que ocurrieron hace más que un año, ni otras formas de documentación, como informes de evaluación individualizada completa (FIE, por sus siglas en inglés), informes de objetivos del IEP y/o informes médicos.

¿Cuáles son ejemplos comunes de apelaciones que no tendrán éxito?

Según matriculación:

No debe apelar si su estudiante no está matriculado en una escuela pública de Texas.

Por ejemplo:

su estudiante se graduó (y no está inscrito en un programa para mayores de 18 años),
su estudiante recibe educación en el hogar, o
su estudiante asiste a una escuela privada.

Según si un estudiante recibe educación especial:

No debe apelar si su estudiante no tiene documentación actual del programa de educación individualizada (IEP, por sus siglas en inglés).

Por ejemplo:

Su estudiante tiene una discapacidad, pero recibe servicios a través de un plan de la sección 504 en lugar de educación especial.
Su estudiante está en proceso de ser evaluado para educación especial, pero un comité de Admisión, Revisión y Expulsión (ARD, por sus siglas en inglés) aún no ha determinado la elegibilidad.
Su estudiante solía recibir servicios de educación especial, pero un comité ARD lo despidió de educación especial.

Nota: la fecha de la reunión ARD inicial de su estudiante que determinó la elegibilidad debe ser del mismo día o antes de la fecha en que presentó su solicitud SSES. No se aceptarán apelaciones que vienen de solicitudes para estudiantes que aún estaban siendo evaluados para educación especial al momento de presentar la solicitud.

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